Informativa sul trattamento di dati personali “BDO Global Portal”

La presente informativa sul trattamento di dati personali si applica esclusivamente al “BDO Global Portal” (di seguito anche “BDO Portal”) messo a disposizione da BDO Italia S.p.a. (di seguito anche "BDO") agli utenti e non ad ogni singolo sito web verso il quale viene effettuato il reindirizzamento.

Attraverso l’accesso e l’utilizzo del BDO Portal l’utente acconsente all'utilizzo da parte di BDO dei suoi dati personali in conformità con quanto previsto della presente informativa privacy.

Finalità del trattamento

I dati personali forniti tramite il BDO Portal potranno essere utilizzati al fine di:

creare un profilo utenti al momento della registrazione ai fini dell’utilizzo del BDO Portal o per la richiesta di informazioni a BDO;
verificare l’identità ad ogni accesso al BDO Portal e nel caso di contatto con BDO;
comunicare con BDO per quanto riguarda i servizi offerti agli utenti;
rispondere alle richieste degli utenti;
rispettare gli obblighi contrattuali nei confronti degli utenti ai sensi delle Condizioni di utilizzo del BDO Portal;
adempiere agli obblighi di legge e collaborare alle richieste dell’autorità Garante e dell’autorità giudiziaria;
esercitare diritti, ad esempio per rilevare violazioni della legge;
soddisfare gli interessi legittimi di BDO (es. capire come utilizzate i servizi offerti e il BDO Portal, oltre che aiutare BDO ad acquisire conoscenze al fine di sviluppare nuovi servizi).
effettuare scambio di dati e informazioni, contenute nei documenti, tra BDO e clienti/utenti e/o BDO con altre Member firm del network per adempiere alle finalità previste dagli incarichi professionali sottoscritti.

Base giuridica

A norma dell’art. 6 del Regolamento (UE) 679/2016, BDO utilizzerà i dati personali dell’utente per i fini sopra indicati avendo come presupposto le seguenti basi giuridiche:

con riferimento alla finalità a), b), c), d), e), h) e i), la necessità di eseguire un contratto di cui l’utente è parte (nell’ambito della richiesta di attivazione di un servizio e della fruizione seguendo i termini e le Condizioni del BDO Portal oltre che per gli incarichi professionali);
con riferimento alla finalità f) e g), l’adempimento di obblighi legali cui è soggetta BDO.

La comunicazione dei dati personali dell’utente con riferimento alle finalità a), b), c), d), e), h) e i) (obblighi contrattuali), e f) e g) (obblighi legali), è necessaria per la fruizione dei servizi richiesti e per l’esecuzione degli obblighi di legge; l’eventuale rifiuto a fornirli comporta l’impossibilità per BDO di eseguire l’attività e fornire i servizi tramite BDO Portal.

Destinatari terzi dei dati personali

Al fine di gestire il BDO Portal o le richieste degli utenti è possibile che vengano stipulati contratti con società o soggetti terzi. BDO può consentire a tali società di accedere ai dati personali degli utenti per conto e secondo le istruzioni fornite da BDO unicamente ai fini della messa a disposizione e/o della manutenzione del BDO Portal. Pertanto, i dati personali raccolti non saranno dunque pubblicati, esposti o messi a disposizione e/o in consultazione di soggetti indeterminati.

BDO potrà condividere i dati personali degli utenti con le altre Member Firm appartenenti al network internazionale di BDO a condizione che ciò sia coerente con le finalità per cui sono stati raccolti.

BDO potrà inoltre comunicare i dati dell’utente a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge e per l’espletamento delle finalità del trattamento precedenza elencate. I dati non verranno comunicati o forniti a terzi per scopi di marketing diretto.

Nel caso di vendita, fusione, consolidamento, cambio di controllo, trasferimento di attività, riorganizzazione o liquidazione di BDO (es. "Evento di riorganizzazione") i dati potranno essere trasferiti o assegnati a terzi coinvolti nell'Evento di riorganizzazione della società.

Trasferimento dei dati a paesi terzi

BDO, per poter fornire servizi previsti attraverso l’utilizzo del BDO Portal, potrebbe trovarsi nella condizione di dover trasferire i dati personali degli utenti in paesi, al di fuori del SEE, che non forniscono un livello di protezione equivalente a quello previsto dalla legislazione europea.

Ogni volta che i dati personali degli utenti vengono trasferiti ad un Paese terzo (Extra UE), BDO adotterà misure appropriate per garantirne la sicurezza e la riservatezza stipulando, se necessario, appositi agreement che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea per rendere possibile il trasferimento dei dati sia in entrata, sia in uscita.

In ogni caso, il trasferimento dei dati avverrà nel rispetto delle condizioni previste dagli articoli 45 e 46 e 47 del GDPR. Il trasferimento di Dati Personali all’interno del Network BDO avviene sulla base delle GDPR Binding Corporate Rules, consultabili presso https://www.bdo.it/it-it/legal-privacy/privacy-policy

Periodo di conservazione dei dati

I dati saranno trattati e conservati per il tempo necessario al fine dell’adempimento delle finalità in precedenza elencate e degli incarichi professionali per le quali sono raccolti, come previsto dalla normativa.

Una volta terminato il rapporto con gli utenti, i dati verranno conservati per un periodo di tempo necessario che consentirà di: mantenere i registri aziendali ai fini dell’analisi e/o revisione contabile; rispettare i requisiti di conservazione dei registri ai sensi di legge; presentare eventuali reclami; trattare eventuali reclami. I dati personali verranno cancellati trascorso il tempo necessario a tale scopo.

Se per motivi tecnici BDO non sarà in grado di cancellare completamente i dati dai sistemi interni, sarà tenuta ad adottare misure adeguate atte ad impedire l'ulteriore elaborazione o utilizzo dei dati trattati e conservati.

Tipologia di dati trattati

Per registrarsi e accedere al BDO Portal, l'utente può essere invitato a fornire il proprio nome e cognome, l'indirizzo e-mail e la propria ubicazione. Queste informazioni vengono utilizzate al fine di verificare l’identità ad ogni accesso.

È possibile fornire informazioni supplementari come il numero di telefono, il nome dell’azienda, la posizione professionale ed una fotografia per identificare l’utente. Queste informazioni verranno utilizzate per gestire il profilo dell’utente e migliorare il BDO Portal. La mancata comunicazione delle informazioni necessarie per l'accesso al BDO Portal può impedire l’accesso e la funzionalità dello stesso.

Si informano gli utenti che le informazioni personali o di altro tipo caricate o pubblicate sul BDO Portal possono essere lette o utilizzate anche da altri utenti autorizzati ai quali è stato concesso l'accesso.

Modalità di raccolta dei dati

I dati personali inseriti verranno raccolti per le seguenti circostanze:

al momento dell'iscrizione/registrazione al BDO Portal;
al completamento del profilo utente;
al caricamento sul BDO Portal di documenti contenenti informazioni personali;
in caso di contatto a BDO per la richiesta di informazioni.

Per quanto concerne l’ultima circostanza, verranno trattati solamente i dati personali dell’utente necessari per gestire la richiesta inviata a BDO ed eventuali dati personali ulteriori, qualora indispensabili, verranno utilizzati al solo fine di fornire un riscontro più appropriato.

Una volta raccolti i dati personali, ad esempio al momento della registrazione sul BDO Portal, questi dati sono trattati con riservatezza e vengono utilizzati esclusivamente in conformità alla presente informativa sul trattamento di dati personali.

Diritti degli utenti

Il GDPR conferisce all'Utente del BDO Portal, nei casi espressamente previsti, il potere di esercitare i seguenti diritti: i) l’accesso ai dati personali, come pure l’aggiornamento, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione al trattamento dei dati personali che lo riguardano trattati tramite il BDO Portal; ii) opporsi, in tutto o in parte, al trattamento, oppure revocare il consenso al trattamento, nei casi e nei limiti previsti dalla Normativa Privacy; iii) ottenere la portabilità dei Dati che lo riguardano; iv) proporre reclamo dinanzi all’Autorità garante per la protezione dei dati personali; v) ottenere informazioni su quali dati sono trattati tramite il BDO Portal; vi) chiedere ed ottenere il blocco o la limitazione dei dati trattati in violazione di legge e quelli dei quali non è più necessaria la conservazione in relazione agli scopi del trattamento o alla relativa normativa.

Sicurezza del trattamento

BDO ha implementato standard tecnologici e di sicurezza operativa generalmente accettati per proteggere i dati personali da perdita, uso improprio, alterazione o distruzione. BDO richiede a tutti i suoi dipendenti e committenti di mantenere riservate le informazioni personali. Solo il personale autorizzato ha accesso a tali informazioni.

Informazioni tecniche

L’utente del BDO Portal può raccogliere informazioni tecniche come l’indirizzo IP (“Internet Protocol”), i dettagli delle pagine che vengono visitate sul BDO Portal ed il browser che viene utilizzato per accedere al BDO Portal stesso.

Il BDO Portal raccoglie i log standard di internet e i dati tecnici per misurare e migliorare la sua efficacia, per aiutare a diagnosticare i problemi con il server BDO, per amministrare il BDO Portal stesso, per vedere la provenienza dell’accesso al BDO Portal e per identificare gli utenti. A tal fine possiamo utilizzare i "cookie" per raccogliere queste informazioni.

I cookie sono file di testo che vengono scaricati sul computer o dispositivo mobile dell’utente quando si ha accesso in un sito web o un'applicazione. Il browser web dell’utente (come Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome) invia i cookie al sito web o all'applicazione ad ogni visita successiva in modo che possa riconoscere e ricordare dettagli personalizzati o preferenze dell'utente. I cookie non danneggiano il sistema operativo del pc o del dispositivo con il quale avviene l’accesso. L’utente può reimpostare il browser in modo da rifiutare qualsiasi cookie o da essere avvisato quando un cookie viene inviato.

BDO utilizza i Cookie al fine di migliorare l’utilizzo del BDO Portal, perfezionare il servizio fornito, per l'amministrazione del sistema e l'analisi del sito web. Questo fornisce informazioni a BDO sul numero di utenti che hanno effettuato l’accesso. Tali dati non verranno condivisi da BDO con terzi.

I cookie non memorizzano informazioni sensibili come il nome o indirizzo degli utenti, ma permettono semplicemente di tracciare il comportamento dell’utente e a migliorare l’utilizzo del BDO Portal. Nel caso in cui l’utente intenda limitare, bloccare o cancellare i cookie dal BDO Portal o da qualsiasi altro sito web, potrà utilizzare il proprio browser al fine di modificare le preferenze in materia di cookie.

Gestione dei cookies

L’utente può controllare e gestire i propri cookies con le modalità di seguito riportate. Le impostazioni modificate non riguarderanno solo i cookies del BDO Portal ma si applicheranno a tutti i siti web a cui l’utente accede (a meno che non si scelga di bloccare i cookies da determinati siti web).

Gestione dei cookies nel proprio browser da parte dell’utente

I browser più avanzati consentono all’utente di:

verificare quali sono i cookies installati ed eliminarli su base individuale;
bloccare i cookies di terze parti;
bloccare i cookies da determinati siti Web;
bloccare l’impostazione di tutti i cookies;
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Per quanto concerne quest’ultima circostanza, l’utente deve essere consapevole che eventuali preferenze andranno perse se si elimineranno i cookies e ciò comprende anche il caso in cui si sia optato per l'eliminazione dei cookie, in quanto ciò richiede l'impostazione di un cookie opt-out.

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L’utente che desideri maggiori informazioni sui cookies e sulle relative modalità di gestione può visitare aboutcookies.org. Si evidenzia che BDO non risponde del contenuto dei siti web di terzi.

Contatti

Per ulteriori informazioni, in caso di dubbi sulle modalità del trattamento dei dati personali, ed in particolare nel caso in cui si intenda esercitare uno o più diritti, è possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati - DPO di BDO all’indirizzo e-mail: dpo@bdo.it